こんにちは。掛け算コンサルティング®︎の専門家＠宮川久史です。
今日は、先日挙げた10個のライフハックの項目の中の3つ目のScanSnapの活用に付いてです。
ScanSnapの活用
Scansnapとは、富士通から発売されているスキャナーです。
ScanSnapを活用するメリット
初期購入の費用はかかりますが、私はそれを十分過ぎるくらい上回るメリットを感じています。
ScanSnapで紙（原稿）をスキャンすると、「文書」、「名刺」、「レシート」、「写真」の4種類を自動的に判別し、自分が利用するクラウドサービスに振分けて保存してくれます（私の場合の使い方は後述します）。
ざっと、メリットは以下の通りです。
- データ化し、オンラインストレージに保存することにより、紙の資料を持ち歩かなくても外出先から資料にアクセスすることができる
- 紙の資料が溜まらなくなり、キャビネットのスペースを増やす必要がないだけでなく、資料を探す時間や見つかるかどうかも分からない不安、ストレス等から解放される
- Eight（名刺管理アプリ）、freee（クラウド会計ソフト）、Evernote（メモアプリ）、等クラウド系の各種アプリケーションとも連携し、スキャンしたデータを取込むことができる
3点しか記載していませんが、1つずつのメリットの大きさが半端なく、ライフスタイルに革命を起こすレベルだと思います。特に、メリット3の各種アプリとの連携に付いてはさらに奥が深いので、興味がある人はGoogle先生に聞いてみてください！笑
メリット1のオンラインストレージに付いては、前回の記事で書いているので参照してくださいね。
私のScanSnapの使い方
私は、iX1500とS1100の2台を使っていますが、1台で良いと思います。前者は据置タイプ、後者は持ち運びタイプです。各々良し悪しがありますが、1台を選ぶとしたら最大50枚まで紙送りができるiX1500をオススメします。
ドキュメントファイル
提案書や打合せの資料を紙の資料でいただくことがよくあります。あと、時々自分でもアイデア出しや絵でビジネスのフローを整理したい時には、A4用紙とペンを使うので、紙の資料が手元に残ります。
これらの資料はすべてScanSnapでスキャンしてPDFファイルにし、iMac経由でiCloud Drive（オンラインストレージ）等へ保存します。
ScanSnap（スキャナ）→iMac（デスクトップPC）→iCloud Drive（オンラインストレージ）＆SugarSync（オンラインストレージ）＆ネットワークHDD（オンラインストレージ）の流れで自動同期設定にしているため、一度スキャンしてPDF化したデータは、ネットワーク経由でどの端末からもアクセスすることができるようになります。
基本的にスキャンした資料はすべてシュレッダーして破棄してしまうので、とても気分爽快です！
概ね3枚以上の資料の場合は、紙送りができるiX1500、1枚か2枚の場合はS1100かスマホアプリのScannableでスキャンすることが多いです。Scannableに付いては次回ご紹介します。
名刺
入手した名刺は、スキャンしてすべてEightへ連携させています。名刺管理アプリを使い始める前までは、いただいた紙の名刺を50音順に仕分けしてボックスに入れていました。これだとスペースも取るし、検索機能がないので後から探すのがとても大変でした。
大体、探したい名刺の会社名や人物名も覚えていないことも多く、結局探したのに見付けられない、ということもありました。しかし、アプリでデジタルで管理するようになると、タグ（自由に設定可能）や名刺交換日等をキーにした検索ができるので、無駄な時間を使わなくて済みます。
以前はEightに連絡先連携がなく、Scannableが連絡先連携機能を提供していたため名刺管理はScannableを使っていました。今はEightが有料で連絡先連携を始めたため、名刺管理はEightに一本化しています。
スキャンした名刺もすべてシュレッダーしてしまうので、スペースの問題もなくなって快適です！
領収証
領収証もすべてスキャンして電子化します。法人や個人事業主として経費計上する方以外はあまり関係ない項目なので、そういう方はスキップしてください。
手書きの領収証だと日付や数字を正確に読み込まないことも多く、スキャンした後で修正が必要ですが、それほど手間もかかりません。
私の場合は、クラウド会計ソフトfreeeを使って会社の決算や税務申告をしているので、領収証データを自動的に取込むようにしています。
特に確定申告に慣れていない方は年明けから3月中旬まで憂鬱な日々を過ごすことも多いと思いますが、ScanSnapとクラウド会計をセットで活用すれば、そんな憂鬱からも解放されることと思います。
ただ、領収証を破棄するためには、スキャンしたデータが電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。それがなかなか面倒なため、領収証に限っては破棄せずに月別にファイルに保管することにしています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？私の文才がないのであまりこの「革命的な素晴らしさ」が伝わっていないかもしれませんが、使い始めると絶対に手放せなくなります。
スキャナもいろいろなメーカーから発売されていますが、デザインも機能も含めてScanSnap一択で間違いないと思います。
次回は、スキャンアプリの活用に付いてお伝えしますね！
